Ayub Dib : Setiap OPD Wajib Memiliki Tenaga Kearsipan

SANGATTA — Setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Kabupaten Kutai Timur didorong untuk memiliki tenaga kearsipan (Arsiparis) untuk menyimpan dan mengelola dokumen negara yang sifatnya resmi dan rahasia.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kutim, Ayub Dib, keberadaan tenaga kearsipan ini menjadi penting karena mereka yang akan bertanggung jawab terhadap kearsipan yang ada di kantor mereka masing masing.

“Setiap kantor OPD, hingga kantor kecamatan dan desa sebenarnya wajib memiliki tenaga kearsipan. Dalam proses penyimpanan dokumen dan penggunaannya sesuai aturan yang benar,” ujarnya saat ditemui di kantornya pada Kamis (1/12/2022).

Setiap OPD, ujar Ayub telah disarankan bahkan diwajibkan memiliki tenaga khusus atau tenaga kearsipan untuk melakukan penyimpanan dan pengamanan. Arsiparis inilah yang bertanggung jawab dalam tata cara penyimpanan, pengelolaan dan merawat arsip sesuai dengan daftar atau nomor berkas yang disimpan.

Dalam penyimpanan dan pengamanan dokumen itu ada aturan-aturan yang harus dipatuhi. Jika tidak memiliki tenaga arsip dikhawatirkan arsip dan dokumen Negara disimpan dengan cara yang menyalahi aturan kearsipan.

“Kalau sampai dilakukan oleh orang yang tidak berkompeten maka bisa menyalahi aturan. Bahkan bisa disalahgunakan,” tegasnya.

Dijelaskannya, ada beberapa hal yang perlu diketahui oleh tenaga kearsipan misalnya saja tentang seberapa penting dokumen yang disimpan, tata cara penyimpanan, hukumnya jika disalahgunakan dan tata cara pengamanan arsip dan dokumen negara.

Ayub menargetkan tahun 2023 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kutim tengah fokus untuk mensosialisasikan tentang pentingnya dokumen negara kearsipan kepada seluruh jajaran OPD, aparatur di kecamatan hingga desa.
“Mereka tenaga kearsipan adalah orang sangat bertanggung jawab di kantornya masing masing terkait dengan penyimpanan dan pengamanan dokumen,” ujarnya.(adv/kominfokutim)